Wiederkehrende Abläufe legst du einmal als Vorlage an und startest sie dann mit zwei Klicks am passenden Datensatz: Onboarding am Mitarbeiter, Kündigungsfrist am Vertrag, Angebotsnachfass am Konto.
Bevor du beginnst: Du brauchst das Recht, Vorlagen zu lesen und Aufgaben anzulegen. Für Projektvorlagen zusätzlich das Recht, Projekte anzulegen. Wenn dir der Knopf Aus Vorlage fehlt, frag deine Administration.
Zwei Arten von Vorlagen
- Aufgaben-Vorlage: genau eine Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Verantwortlichen, Priorität, Soll-Stunden, Frist relativ zum Stichtag (zum Beispiel 3 Tage danach) und Unterpunkten zum Abhaken. Verantwortliche der Aufgaben-Vorlage gelten beim Start, sonst die der Projektvorlage.
- Projektvorlage: eine Schablone für ein ganzes Projekt. Sie bündelt mehrere Aufgaben-Vorlagen in Reihenfolge, jede mit eigener Frist zum Stichtag und optional mit einem Vorgänger, auf den sie wartet.
Beim Start einer Projektvorlage entsteht ein neues Projekt mit allen Aufgaben. Das Projekt und jede Aufgabe tragen den Bezug zum Datensatz, an dem du gestartet hast.
Vorlagen anlegen
- Öffne Aufgaben und in der Seitenleiste Vorlagen.
- Im Reiter Aufgaben-Vorlagen klickst du Aufgaben-Vorlage. Der Dialog ist wie der einer Aufgabe aufgebaut: links Titel, Beschreibung und Unterpunkte, rechts Verantwortlich, Fällig als Tage vor oder nach dem Stichtag, Soll-Stunden, Priorität, Tags, App und Pflichtaufgabe. Dann Speichern.
- Im Reiter Projektvorlagen klickst du Projektvorlage, oder du klickst eine vorhandene an. Es öffnet sich ein Dialog: oben Titel und Beschreibung, darunter eine Zeile mit App, Gruppierung, dem Farbpunkt (Klick öffnet die Farben), Verantwortlich (gilt für alle Aufgaben ohne eigene Verantwortliche) und Auslöser, dann die Aufgabenliste. Mit App ordnest du die Vorlage einer App zu, etwa Personal für ein Onboarding. Ohne App gilt sie für alle Apps.
- Über der Liste wählst du wie bei den Positionen eines Belegs: Links öffnet Aufgaben-Vorlage wählen… die Suche in deinen Aufgaben-Vorlagen, ein Klick hängt die Aufgabe an. Daneben öffnet Aufgabe hinzufügen eine Eingabezeile: Titel tippen, Enter, dann entsteht eine neue Aufgaben-Vorlage und steht als Zeile in der Liste.
- Jede Zeile zeigt den Termin als Chip (T−2 heißt 2 Tage vor dem Stichtag, T+5 5 Tage danach), Soll-Stunden, Verantwortliche, Priorität und Unterpunkte. Klick auf den Chip öffnet ein kleines Popup: Tage vor oder nach Stichtag und der Vorgänger („wartet auf“), dort entfernst du die Zeile auch. Klick auf den Titel öffnet die Aufgaben-Vorlage. Die Raute vorne macht die Aufgabe zum Meilenstein.
- Mit Sprint legst du eine Sprint-Gruppe an und gibst gleich ihren Namen ein. Einen Klick auf den Sprint-Namen und du änderst ihn direkt in der Zeile, Enter übernimmt, Esc verwirft. Über ⋮ und Sprint auflösen entfernst du den Sprint, seine Aufgaben bleiben in der Vorlage. Aufgaben ziehst du am Anfasser in eine andere Reihenfolge oder auf einen Sprint-Kopf. Beim Start entstehen die Sprints im Projekt mit.
- Speichern. Mit Starten oben im Dialog startest du die Vorlage direkt von hier.
Abb. 1: Eine Projektvorlage ist ein Projekt im Rohbau, mit Sprints, Terminen relativ zum Stichtag und Meilensteinen.
Aus Vorlage am Datensatz starten
Jede Detailseite mit dem Tab Aufgaben (Konto, Kontakt, Potenzial, Mitarbeiter, Bewerber, Schüler, Klasse, Unterricht, Auftrag, Vertrag, Artikel, Seminar, Veranstaltung, Beleg) hat oben rechts den Knopf Aus Vorlage.
- Öffne den Datensatz und den Tab Aufgaben.
- Klicke Aus Vorlage.
- Wähle oben neben der Überschrift mit dem Umschalter den Weg, darunter steht die Tabelle mit Suche:
- Aufgaben-Vorlagen: Hake eine oder mehrere Zeilen an, dann Zuordnen. Je Vorlage entsteht eine Aufgabe am Datensatz, mit ihren Unterpunkten. Die Frist rechnet sich von heute.
- Projektvorlagen: Hake eine oder mehrere Projektvorlagen an, dann Projekt starten. Je angehakter Projektvorlage entsteht ein eigenes Projekt, die Fristen rechnen sich von heute, das Projekt heißt „Vorlage – Bezug“, zum Beispiel „Onboarding Mitarbeiter – Rettungswache Süd“. Umbenennen kannst du es danach im Projekt.
Abb. 2: Ein Dialog, zwei Wege: einzelne Aufgaben oder ein ganzes Projekt.
Ergebnis: Du siehst die Meldung „Projekt mit n Aufgaben angelegt“ mit Projekt öffnen. Die Tabelle zeigt die neuen Aufgaben, der Filter Projekt steht auf dem neuen Projekt. Bei mehreren Projekten bleibt der Filter offen. Bei Aufgaben-Vorlagen erscheinen die neuen Aufgaben direkt in der Liste.
Die Tabelle im Tab Aufgaben
- Spalte Projekt: zu welchem Projekt die Aufgabe gehört. Ein Klick öffnet das Projekt. Aufgaben ohne Projekt liegen im Eingang.
- Filter: nach Status (Offen, Erledigt) und Projekt (die Projekte dieses Datensatzes). Übernehmen setzt die Filter, Zurücksetzen leert sie. Die Zahl am Knopf Filter zeigt, wie viele Filter aktiv sind.
- Die Suche findet Aufgaben nach Titel und Projektname.
- Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Aufgabe, das Häkchen rechts erledigt sie.
Projektvorlage von der Vorlagen-Seite starten
Auf Vorlagen im Reiter Projektvorlagen steht an jeder Projektvorlage Starten. Die Vorlage ist in der Tabelle vorab angehakt. Dort wählst du den Bezug frei: zuerst die Art (Konto, Kontakt, Potenzial, Mitarbeiter, Schüler, Klasse, Auftrag, Vertrag, Artikel oder Ohne Bezug), dann den Datensatz. Nach Projekt starten öffnet sich das neue Projekt.
Automatisch starten
Eine Projektvorlage kann von selbst starten, sobald in einer App ein Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht wird, zum Beispiel „Mitarbeiter angelegt“ für das Onboarding oder „Konto gelöscht“ für den Abschluss.
- Öffne die Projektvorlage (Reiter Projektvorlagen, Vorlage anklicken).
- Klicke auf Auslöser. Die Tabelle zeigt je App jede Datengruppe mit angelegt, geändert und gelöscht. Über die Filter App, Datengruppe und Ereignis oder die Suche grenzt du die Liste ein, zum Beispiel App „Personal“ und Ereignis „angelegt“.
- Hake die Auslöser an und klicke Übernehmen. Sie stehen dann als Chips neben dem Knopf, das X am Chip entfernt einen Auslöser wieder.
- Speichern.
Ergebnis: Tritt das Ereignis ein, entsteht innerhalb von etwa 15 Sekunden ein Projekt aus der Vorlage. Projekt und Aufgaben hängen am auslösenden Datensatz und stehen in dessen Tab Aufgaben. Stichtag ist der Zeitpunkt des Ereignisses. Bei geändert startet die Vorlage pro Datensatz nur einmal, solange das Projekt nicht archiviert ist. In den Papierkorb legen zählt als gelöscht.
Auslöser, die vor dem Katalog angelegt wurden, laufen weiter und stehen ebenfalls als Chips in der Zeile.
Wenn es nicht klappt: Fehlt eine Aufgabe des Projekts im Tab des Datensatzes, wurde sie nachträglich im Projekt angelegt und hat keinen Bezug. Starte Projekte deshalb am Datensatz, dann tragen alle Aufgaben den Bezug. Bleibt Projekt starten grau, ist in der Tabelle keine Projektvorlage angehakt.
Häufige Fragen
Kann ich dieselbe Projektvorlage mehrfach am selben Datensatz starten? Ja, jeder Start legt ein neues Projekt an. Über die Spalte Projekt und den Filter hältst du sie auseinander.
Wer sieht das neue Projekt? Wer das Projekt gestartet hat und die Verantwortlichen der Projektvorlage sind Mitglieder des Projekts. Wer alle Projekte sehen darf, sieht es ohnehin.